Job Advertisement: Accounting Clerk
Company Description:
From high-octane lobby socializing to events, celebrations, and business conclaves, every venue pulses to the electric Mondrian beat. With food and nightlife venues spread across eight different locations on the property, there is nothing like Mondrian Doha in the entire region. ↔
Job Description:
How your day looks like?
- Collect all Front Office and Food & Beverage cashier’s remittance envelopes (with a Security Officer) from the drop safe daily and verify them against the witness sheets.
- Ensure that all cashier remittance envelopes are completed fully and have been witnessed.
- Count cash, cheques, and credit card data transmissions and verify them to the cashier’s PMS remittance report details.
- Prepare daily bank deposits of all cheques and cash, and ensure that all cash collections are deposited intact.
- Process the bank and cheque deposits daily.
- Verify the Armoured Car Service Collector’s ID daily.
- Prepare the General Cashier Daily Receipts Sheet by entering the day's detailed cash collections and all other terms of payments received for review by the Financial Analyst.
- Prepare and order all change orders.
- Provide Front Office and Food & Beverage cashiers with required change and anticipate and plan for exchange for long weekends or holidays.
- Reimburse Front Office cashiers for disbursements they make (due backs).
- Prepare and submit such foreign exchange control reports as may be required by local exchange agencies.
- Monitor that the foreign exchange rates are updated by the Front Office in the PMS on a daily basis.
- Disburse Petty Cash requests that have been approved by the Regional Controllers.
- Ensure that the hotel’s Petty Cash procedures are maintained throughout the hotel and are not abused.
- Prepare the reimbursement separately and weekly for the Front Office and General Cashier’s Petty Cash.
- Count and balance their safe weekly.
- Ensure that their safe contents are orderly and balanced.
- Perform surprise cash float counts.
- Ensure all floats are counted either on the last and/or first day of the month and provide the Accountant with a summary of all floats and a copy of the count sheets.
- Regularly review the Cheque register log held by Security.
- Keep records of all float counts, cheques received, bankings deposited, and daily receipts sheets posted in tidy format.
- Hold agency staff locker cash deposits and reconcile them monthly with the assistance of the Housekeeping Manager.
- Maintain a daily log of all cashier banking errors.
- Ensure that all paid-outs without two signatures are reported to the Financial Analyst.
- Generate and follow up on a daily basis a list of all overages and shortages and distribute it to the appropriate Department Manager and Financial Analyst.
- Provide the Financial Analyst with a monthly summary of all overages and shortages.
- Assist in the preparation of any ad-hoc analysis or reports as requested by the Corporate Office or the Senior Finance Management.
- Preparation and completion of timesheets, rotas, and holiday schedules, in line with business needs, as and when required.
- Preparation and completion of Purchase Orders (Fourth Hospitality) as and when required.
- Undertake and complete any special projects, tasks, or other reasonable requests by your department head and/or Hotel Management.
- To know and observe the credit policies and to assist in establishing and compiling clear and well-defined credit procedures for all positions in a formal Credit Manual.
- Process all Applications for new Credit Accounts and provide feedback to the requestor and client within 7 days.
- To investigate customer's creditworthiness by researching through various available sources (e.g., banks, trade and credit associations, etc.) and to recommend credit approval or disapproval to management.
- To report unfavorable information, that may affect customer’s credit standing so as to allow timely action.
- To regularly distribute listings of all Accounts Receivable Active and Blacklisted accounts.
- To set and continuously review credit limits for Accounts Receivable accounts.
- To review with Income Audit guests checked out, open paymaster accounts, and advance deposit ledger.
- To maintain a complete alphabetical credit file for each account containing all documentation related to the credit research.
- To manage, reconcile, and follow up on all credit card queries/disputes.
- To collect any outstanding debts on behalf of affiliated hotels.
- To follow up on collection of; Returned cheques; Credit card chargebacks; Walk-out accounts; Late charges; Guaranteed no-shows; Cancellations; Others as required.
- To review on a daily basis all Accounts Receivable charges and credits (cheques, BAC’s, and credit cards) to ensure accuracy.
- To report on all accounts receivable barter activity.
- To liaise and arrange collection by debt collection agencies when required.
- To maintain ongoing detailed documentation, using Daylight, of all collection efforts by account for future analysis of a customer’s creditworthiness and to serve as support in the event of bad debt write-off.
- To check the accuracy of proposed invoices and to finalize them.
- To verify the accuracy of balances of Accounts Receivable accounts.
- To ensure correct allocation of receipts to outstanding invoices.
- To contact all Accounts Receivable clients by telephone within 15 days (maximum) of invoices being mailed.
- To send invoices/folios promptly and follow up collection letters on a timely basis.
- To prepare and post charges and adjustments accurately in accordance with the regional credit policy relating to accounts receivable and direct credit card adjustments, when required.
- To prepare and maintain the relevant forms for approval for all Bad Debt write-offs.
Qualifications:
- High school diploma or equivalent; Associate degree in accounting or related field preferred.
- Proven experience as an accounting clerk or similar role.
- Proficiency in accounting software and Microsoft Excel and Office.
- Strong attention to detail and accuracy in data entry.
- Excellent organizational and time management skills.
To apply please click here for available vacancies.
إعلان توظيف: كاتب محاسبة
وصف الشركة:
تعتبر "موندرين الدوحة" واحدة من الوجهات الرائدة في المنطقة، حيث تضم مجموعة متنوعة من أماكن تناول الطعام والحياة الليلية. من التفاعل الاجتماعي في الردهة إلى الفعاليات، تم تصميم كل مكان ليكون فريداً ولا يشبهه شيء آخر في المنطقة.
وصف الوظيفة:
كيف سيبدو يومك؟
- جمع جميع مظروفات تحصيل النقود من مكتب الاستقبال ومطاعم الطعام والشراب (مع ضابط الأمن) يوميًا والتحقق منها مقابل أوراق الشهود.
- التأكد من أن جميع مظروفات التحصيل مكتملة بالكامل وتم الشهادة عليها.
- عد النقود والشيكات وبيانات بطاقات الائتمان والتحقق منها وفقًا لتفاصيل تقرير تحصيل النقود.
- إعداد الودائع البنكية اليومية لجميع الشيكات والنقود، والتأكد من إيداع جميع المبالغ النقدية intact.
- معالجة الودائع البنكية اليومية للشيكات.
- التحقق من هوية جامع خدمات السيارات المصفحة يوميًا.
- إعداد ورقة تحصيل النقد اليومي عن طريق إدخال تفاصيل التحصيل النقدي اليومي وجميع طرق الدفع الأخرى المستلمة لمراجعة المحلل المالي.
- إعداد وطلب جميع أوامر التغيير.
- توفير النقود المطلوبة لموظفي الاستقبال ومطاعم الطعام والشراب والتخطيط للاستبدال في العطلات أو عطلات نهاية الأسبوع الطويلة.
- تعويض موظفي الاستقبال عن النفقات التي يدفعونها.
- إعداد وتقديم تقارير مراقبة صرف العملات الأجنبية حسب الحاجة.
- مراقبة تحديث أسعار صرف العملات الأجنبية من قبل موظفي الاستقبال في نظام إدارة الممتلكات يوميًا.
- صرف طلبات الصندوق النقدي التي تم الموافقة عليها من قبل المدققين الإقليميين.
- التأكد من أن إجراءات الصندوق النقدي الخاصة بالفندق تُحترم في جميع أنحاء الفندق ولا تُساء استخدامها.
- إعداد التعويضات بشكل منفصل وأسبوعيًا لصندوق النقد الخاص بمكتب الاستقبال وصندوق النقد العام.
- عد وتوازن صندوقهم أسبوعيًا.
- التأكد من أن محتويات صندوقهم منظمة ومتوازنة.
- إجراء عمليات عد مفاجئة لصندوق النقد.
- التأكد من عد جميع الصناديق النقدية إما في آخر يوم أو في أول يوم من الشهر وتقديم ملخص إلى المحاسب مع نسخة من أوراق العد.
- مراجعة سجل الشيكات الذي تحتفظ به الأمن بانتظام.
- الاحتفاظ بسجلات جميع عمليات عد الصناديق النقدية، الشيكات المستلمة، الودائع البنكية، وأوراق التحصيل اليومية بطريقة مرتبة.
- الاحتفاظ بودائع نقدية لموظفي الوكالة ومصالحتها شهريًا بمساعدة مدير التنظيف.
- الحفاظ على سجل يومي لجميع أخطاء تحصيل النقود.
- التأكد من أن جميع المدفوعات التي لا تحتوي على توقيعين يتم الإبلاغ عنها للمحلل المالي.
- إنشاء ومتابعة قائمة يومية بجميع الزيادات والنقصان وتوزيعها على مديري الأقسام المعنيين والمحلل المالي.
- تقديم ملخص شهري للمحلل المالي بجميع الزيادات والنقصان.
- المساعدة في إعداد أي تحليلات أو تقارير خاصة حسب الطلب من المكتب الرئيسي أو الإدارة المالية العليا.
- إعداد واكتمال جداول الوقت، والرواتب، وجداول العطلات، وفقًا لاحتياجات العمل، عند الحاجة.
- إعداد واكتمال أوامر الشراء حسب الحاجة.
- القيام بأي مشاريع أو مهام خاصة أو طلبات معقولة أخرى من رئيس القسم و/أو إدارة الفندق.
- معرفة ومراعاة سياسات الائتمان والمساعدة في وضع وإعداد إجراءات ائتمان واضحة ومحددة لجميع المناصب في دليل ائتماني رسمي.
- معالجة جميع الطلبات لحسابات الائتمان الجديدة وتقديم تغذية راجعة للطلب والعميل خلال 7 أيام.
- التحقيق في جدارة الائتمان للعملاء من خلال البحث في مصادر متعددة متاحة (مثل البنوك، والجمعيات التجارية والائتمانية، إلخ) وتوصية بالموافقة على الائتمان أو عدم الموافقة للإدارة.
- الإبلاغ عن المعلومات غير المواتية التي قد تؤثر على موقف العميل الائتماني للسماح باتخاذ إجراء سريع.
- توزيع قوائم بجميع حسابات المدينين النشطة والقائمة السوداء بشكل منتظم.
- تعيين ومراجعة الحدود الائتمانية لحسابات المدينين بشكل مستمر.
- مراجعة حسابات ضيوف الـ "Income Audit" الذين قاموا بتسجيل الخروج، وحسابات الدفع المفتوحة، ودفتر الإيداع المسبق.
- الحفاظ على ملف ائتماني كامل بالترتيب الأبجدي لكل حساب يحتوي على جميع الوثائق المتعلقة ببحوث الائتمان.
- إدارة ومصالحة ومتابعة جميع استفسارات/نزاعات بطاقات الائتمان.
- جمع أي ديون متأخرة نيابة عن الفنادق التابعة.
- المتابعة في تحصيل: الشيكات المرتدة؛ خصومات بطاقات الائتمان؛ الحسابات التي غادرت؛ الرسوم المتأخرة؛ الضمانات غير الموجودة؛ الإلغاءات؛ وغيرها حسب الحاجة.
- مراجعة جميع رسوم المدينين وخصوماتهم (الشيكات، BAC’s، وبطاقات الائتمان) يوميًا للتأكد من الدقة.
- الإبلاغ عن جميع أنشطة مبادلة المدينين.
- التواصل وتنظيم جمع الديون عن طريق وكالات جمع الديون عند الحاجة.
- الحفاظ على توثيق مفصل مستمر، باستخدام Daylight، لجميع جهود التحصيل لكل حساب لتحليل مستقبلي لجدارة الائتمان للعميل ولتكون دعمًا في حالة شطب الديون السيئة.
- التحقق من دقة الفواتير المقترحة وإتمامها.
- التحقق من دقة أرصدة حسابات المدينين.
- التأكد من التخصيص الصحيح للإيصالات للفواتير المستحقة.
- الاتصال بجميع عملاء المدينين عبر الهاتف خلال 15 يومًا (حد أقصى) من إرسال الفواتير.
- إرسال الفواتير/الفواتير على الفور ومتابعة خطابات التحصيل في الوقت المناسب.
- إعداد وتسجيل الرسوم والتعديلات بدقة وفقًا للسياسة الائتمانية الإقليمية المتعلقة بالمدينين وتعديلات بطاقات الائتمان المباشرة، عند الحاجة.
- إعداد وصيانة النماذج ذات الصلة للحصول على الموافقة على جميع شطب الديون السيئة.
المؤهلات:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل الحصول على درجة مشارك في المحاسبة أو مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة ككاتب محاسبة أو دور مشابه.
- إجادة استخدام برامج المحاسبة وMicrosoft Excel وOffice.
- دقة قوية في البيانات وإدخال البيانات.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
.png)
