Executive Secretary is Needed for Hiring at Confidential Company in Qatar مطلوب سكرتير تنفيذي للتوظيف في شركة كونفيدينشال في قطر

                                                                        

Qatar Jobs Today: Confidential Company announces new job opportunities. Are you looking for job opportunities in Qatar? Confidential Company announces the opening of recruitment for many jobs in various specializations in Qatar on today's date. These opportunities are available to all nationalities. Learn about the available jobs and how to apply through the following advertisement.

↔

Required jobs in Confidential company and their details:

Executive Secretary (Bilingual, Arabic and English)

We are currently looking to recruit an experienced Executive Secretary. The primary purpose of this role is to provide administrative support to the COO and its operations, ensuring a seamless flow of activities, and following up with relevant employees and departments as needed to ensure effective delivery of tasks assigned to them.

KEY DUTIES/ RESPONSIBILITIES:

Provides administrative support to the COO while reflecting a professional image of the Organization in personal and phone interactions. Serve as the key contact person for external inquiries via phone, emails and visits and ensure they are responded to with required information or directed to the COO as required.

Participate in various corporate meetings as well as prepare meeting minutes and other requested follow-up documents as directed by the COO.

Record any incoming and outgoing correspondence to keep track record of the document flow across the business unit/department.

Summarizes and sorts the COO calendar and reminds the COO of any urgent emails, meetings or requests.

Draft standard documents, forms and reports as requested by the COO

Performs general clerical duties that include but are not limited to: photocopying, faxing, mailing, and filing.

Creates, transcribes, and distributes meeting agendas and minutes

Scans and forwards the received fax messages to concerned Employees/ Departments.

Creates back up of all received fax messages, compiles the documents for filing and maintains and secures files to protect confidential information.

Sorts and distributes posts/packages to COO or appropriate employee.

Sets up and coordinates meetings.

Coordinate the activities of junior staff in the COO office.

Follow- up on employee requests and inquiries toward support functions as well as ensure they are resolved on a timely basis.

Arrange business travels as well as organize/ order required commuting and accommodation.

Perform any other work related duties as assigned by the COO

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE & SKILLS:

Degree in Business Administration, or related discipline

Above 5 years of relevant experience with at least 2 years in similar role

Strong writing and speaking abilities in both Arabic and English

سكرتيرة تنفيذية (ثنائية اللغة، العربية والإنجليزية)

نحن نبحث حاليًا عن توظيف سكرتير تنفيذي ذي خبرة. والغرض الأساسي من هذا الدور هو تقديم الدعم الإداري لمدير العمليات وعملياته، وضمان تدفق سلس للأنشطة، ومتابعة الموظفين والأقسام ذات الصلة حسب الحاجة لضمان التنفيذ الفعال للمهام الموكلة إليهم.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

توفير الدعم الإداري لمدير العمليات مع عكس صورة احترافية للمنظمة في التفاعلات الشخصية والهاتفية. العمل كجهة اتصال رئيسية للاستفسارات الخارجية عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والزيارات والتأكد من الرد عليها بالمعلومات المطلوبة أو توجيهها إلى مدير العمليات حسب الحاجة.

المشاركة في اجتماعات الشركة المختلفة بالإضافة إلى إعداد محاضر الاجتماعات وغيرها من مستندات المتابعة المطلوبة حسب توجيهات مدير العمليات.

تسجيل أي مراسلات واردة أو صادرة لتتبع تدفق المستندات عبر وحدة العمل/القسم.

يقوم بتلخيص وتصنيف تقويم مدير العمليات ويذكره بأي رسائل بريد إلكتروني أو اجتماعات أو طلبات عاجلة.

صياغة الوثائق والنماذج والتقارير القياسية بناءً على طلب مدير العمليات

يقوم بمهام كتابية عامة تتضمن، على سبيل المثال لا الحصر، التصوير، والفاكس، والبريد، والأرشيف.

إنشاء ونسخ وتوزيع أجندات الاجتماعات ومحاضرها

يقوم بمسح رسائل الفاكس المستلمة وإرسالها إلى الموظفين/الأقسام المعنية.

إنشاء نسخة احتياطية لجميع رسائل الفاكس المستلمة، وتجميع المستندات لحفظها، والحفاظ على الملفات وتأمينها لحماية المعلومات السرية.

يقوم بفرز وتوزيع المنشورات/الحزم على مدير العمليات أو الموظف المناسب.

إعداد وتنسيق الاجتماعات.

تنسيق أنشطة الموظفين المبتدئين في مكتب مدير العمليات.

متابعة طلبات الموظفين واستفساراتهم تجاه وظائف الدعم والتأكد من حلها في الوقت المناسب.

ترتيب رحلات العمل بالإضافة إلى تنظيم/طلب التنقلات والإقامة المطلوبة.

أداء أي واجبات أخرى متعلقة بالعمل يتم تكليفها من قبل مدير العمليات

المؤهلات والخبرة والمهارات:

درجة جامعية في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة

أكثر من 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة مع ما لا يقل عن عامين في دور مماثل

مهارات قوية في الكتابة والتحدث باللغتين العربية والإنجليزية

How to apply for jobs

To apply for the aforementioned jobs, you can follow these steps:

1. To go to the application page. (Job opportunities for Confidential Company)
2. Click on a job title to view details.
3. Please click the Easy Apply button at the top of the page.
4. Enter the required information in the pop-up screens.
5. Click Review to review the form.

Source and additional details

• Job source: Linkedin
• Posted Date: 31-7-2024 (Please check the date before applying).
• Required Nationalities: All nationalities.

Edit This Article